Dernek genel kurulu bir derneğin en yetkili organıdır. En önemli kararlar dernekler tarafından tüzükte belirtilmiş olan tarihlerde genel kurulda alınır. Bu kararlar arasında tüzük değişikliği, başkanlık seçimi ve organların belirlenmesi gibi önemli konular bulunmaktadır. Olağan ve olağanüstü olmak üzere 2 farklı şekilde genel kurul toplanır. Çağı usulü, toplanma usulü ve sonuç bildirim usulü olarak da 3 aşamadan oluşur.
Dernekler, tüzüklerinde, kuruluş bildirimlerinde ve diğer belgelerinde herhangi bir kanuna aykırılık bulunmaması durumunda derneğin kuruluşundan itibaren 6 ay içerisinde zorunlu olarak genel kurul toplantısı yapması gerekir. Derneğin kuruluş bildirgesinde, tüzüğünde ya da diğer belgelerinde herhangi bir eksiklik tespit edildiği durumlarda, bu sorunlar 1 ay içerisinde giderilerek ilk genel kurulun önü açılır. Yapılacak bu dernek genel kurulda derneğin organları oluşturulması, tüzükte yapılacak değişiklikler, yönetim kurulu ve denetim kurulu üyelerini belirleme gibi önemli kararlar alınır. Düzenlenecek olan genel kurul toplantısında belirli mevzuat hükümlerine ilişkin konular da yer alır. Dernek genel kurulu eğer belirtilen süre içerisinde toplanmaz ve zorunlu organlar da oluşturulmazsa, bu durum derneklerin kendiliğinden sona ermesi için bir nedendir. Genel kurul toplantısının yapılmadığı durumlarda her ilgili, sulh mahkemesine giderek dernekle ilgili tespitleri talep edebilir.
ELKA GROUP STK Geliştirme Hizmetleri olarak tüm dernek kuruluş ve yönetim süreçlerinde sizlerin yanında yer almaktayız. Alanında uzman ekibimiz bürokratik süreci yönetirken, sizler dernek amaç ve faaliyetlerine odaklanabilirsiniz.
Dernek Genel Kurulun Görev ve Yetkileri
Dernek genel kurulu derneğin en yetkili organıdır. Derneğe kayıtlı üyelerin seçilmesi ile oluşturulur. Dernek genel kurulun görev ve yetkileri şunlardır;
- Dernek içerisinde üyeliklerin kabulü ve üyeliklerin sonlandırılması gibi konularda son kararı dernek genel kurulu verir.
- Dernek içerisinde yer alan diğer organların denetimi ve denetleme uygun kararların alınması yetkisi genel kurula aittir.
- Gerekli görülürse, genel kurul kararı ile dernekler şube açılışı yapabilir.
- Bir federasyonu temsil edecek olan derneklerde temsil üyeleri dernek genel kurulu tarafından seçilir
- Konfederasyonu temsil edecek olan dernek üyelerinin seçimini federasyon genel kurulunda bulunan kişiler yapar.
- Derneğin fesih kararı genel kurula aittir.
- Tüzüklerde yapılacak olan her türlü değişikliğe genel kurul karar verir.
- Dernekte kamu görevlisi olmayan yönetim kurulu ve denetim kurulu üyeleri ücret alabilir. Bu üyelere yapılacak olan ödemeler ile birlikte yolluk, tazminat ve her türlü ödeneğin tespiti genel kurula aittir.
- Genel kurul yetki verirse, yönetim kurulundan alınacak olan karar ile dernekte taşınmaz malların alış ve satışı yapılabilir.
- Federasyon kurucusu olabilmek için dernek genel kurulunun kararı gerekir.
- Derneklerin isminde eğer “Türk”, “Milli”, “Cumhuriyet”, “Atatürk”, “Mustafa Kemal”, ve “Türkiye” gibi özel isimler yalın veya başka ekler getirilerek kullanılmak istenirse bu konuda genel kurulun kararı gerekir.
- Dernek sandığı kurulmak istendiğinde, genel kurulun kararı gerekir.
- Sandık yönergelerini kabul edecek yetkili organ genel kuruldur.
- Derneklerin iş ve her türlü işlemlerinin denetlenmesi yetkisi genel kurula aittir.
- Dernekte herhangi bir organa verilmeyen işlerin yetkisi genel kurula verilir.
Dernek Genel Kurulunun Toplanması
Dernek genel kurulu, dernek üyelerinden oluşur. Görüşülen konular üyeler tarafından değerlendirilir ve oylama sistemi ile yeni kararların kabul edilmesi sağlanır. Dernek kurulduktan sonra ilk genel kurul, olağan genel kurul, olağanüstü genel kurul olmak üzere 3 farklı kurul toplantısı yapmak ile yükümlüdür. Genel kurul toplantısı dernek kurulduktan sonra yapılarak derneğe ait önemli temeller atılır. Ardından ise zorunlu ve dernek genel kurul üyelerinin oy çokluğuna göre diğer toplantıların gerçekleştirilmesi gerekir.
Dernek Olağan Genel Kurul Toplantısı
Dernek kurulduktan ve genel kurul toplantısı yapıldıktan sonra her 3 yılda bir zorunlu olarak olağan genel kurul toplantısının yapılması gerekir. Verilen bu 3 yıl, kurul toplantıları için üst sınırdır. Dernek tüzüğünde dernek olağan toplantısının 2 yılda bir gerçekleşeceğin dair bir hüküm yer alırsa bu durumda bu karara uyulması gerekir.
Dernek olağan genel kurul toplantısına katılacak olan üyelerin listesi, dernek tüzüğünde yer alır. Tüzükte ismi bulunan dernek üyelerinin dernek olağan genel kurul toplantısına katılmaları zorunludur. Dernek genel kuruluna katılacak olan üyelere 5 gün öncesinden dernek olağan genel kurul toplantısı bildirimi ulaştırılır. Bu bildiride toplantının günü, saati, yeri ve toplantıda konuşulacak gündem konuları gibi bilgiler yer alır. Üyelere mail ya da iletişim numarası aracılığı ile gönderilen bildirimler, aynı şekilde derneğin internet sayfasında ve en az bir gazetede de yayımlanır. Yapılan bu çağrı sonrasında eğer genel kurul için salt çoğunluk sağlanamazsa bu durumda bir sonraki olağan genel kurul toplantısının ne zaman yapılacağı, usulüne uygun şekilde üyelere bildirilir.
Dernekte yapılacak ilk olağan genel kurul toplantısı ile ikinci olağan genel kurul toplantısı arasında en az 7 gün süre bulunması gerekir. İki toplantı için geçerli olacak en fazla zaman ise 60 gündür. Dernek olağan genel kurul toplantısı eğer üst üste iki kez yapılamazsa, ilgililer, sulh mahkemesine başvurarak, derneğin kendiliğinden iptali ile ilgili tespitlerin yapılması talebinde bulunabilir.
Dernek Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı
Dernek yönetim kurulu ya da dernek denetim kurulu gerekli görürse, dernekte olağanüstü genel kurul toplantısı yapılabilir. Dernek üyelerinin beşte birinin onaylaması halinde de dernek olağanüstü genel kurul toplantısına gidebilir. Yapılacak olan toplantıya yönetim kurulu tarafından genel kurul davet edilmezse, üyelerden birisinin yapacağı başvuru üzerine sulh ceza mahkemesi, genel kurulda bulunan üç üyeyi toplantıya çağırmak üzere görevlendirir.
Dernek Genel Kurulu Toplantı Süreci
Dernek kuruluşundan sonraki 6 ay içerisinde yapılması gereken dernek genel kurulu aşamaları şu şekildedir; Çağrı Usulü, Toplantı Usulü ve Genel Kurul Sonuç Bildirimi.
Genel Kurul Çağrı Usulü
Dernek tüzüğüne göre dernek genel kuruluna katılma hakkı bulunan üyelerin listesi yönetim kurulu tarafından hazırlanır. Genel kurul toplantısına katılacak olan üyeler toplantıdan 15 gün önce posta, ilan ve diğer iletişim yolları ile bilgilendirilir. Yapılan çağrının ardından toplantı günü geldiğinde yeterli sayıda üye katılımı sağlanamazsa, bu durumda üyelere aynı iletişim yolları ve usulü kullanılarak ikinci genel kurul toplantısı bildirimi yapılır. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında en az 7, en fazla 60 gün bulunması gerekir.
Yapılacak olan genel kurul toplantısının iptalinde eğer üye çoğunluğunun sağlanamaması haricinde bir neden bulunursa, bu durum yine toplantı çağrı usullerine uygun olarak yapılacak bir bildirimi le üyelere bildirilir. İkinci kez yapılacak çağrıya katılım sağlamak ve toplantıyı gerçekleştirmek mecburidir. Genel kurul toplantıları ikinci kez iptal edilemez.
Genel Kurul Toplantı Usulü
Genel kurul toplantısında, toplantıya katılacak olan üyelerin listeleri hazır bulundurulur. Üyeler toplantıya gelişte kendi isim bilgilerinin bulunduğu alana imzalarını atarak toplantıya giriş yaparlar.
Toplantıya katılım sağlayacak olan üyelerin resmi makam tarafından verilen kimlik bilgileri, yönetim kurulu ve yönetim kurulunun belirlediği görevliler tarafın incelenir. Kimliklerini göstermeyen veya giriş belgesini imzalamayı reddeden üyeler toplantıya kabul edilmez. Dernek üyesi olmayanlar kendilerine ayrılmış olan bölümde toplantıyı izleyebilir.
Toplantıyı gerçekleştirmek için gerekli çoğunluk sağlandıktan sonra bu durum bir tutanak ile kayda alınır. Yönetim kurulu başkanı veya yönetim kurulu başkanının görevlendireceği herhangi bir görevli toplantıyı açar. Toplantı için gerekli çoğunluk sağlanamamış ise bu konu hakkında da bilgilere tutanakta yer verilir.
Genel kurul toplantısı açılışının ardından toplantıyı yönetmek üzere bir başkan, yeter derecede başkan vekili ve bir yazmanın atamasını yapmak sureti ile divan heyeti kurulur. Genel kurul içerisinde gerçekleşecek oylamalarda, oy kullanacak üyelerin, divan heyetine kimlikleri göstermeleri ve kendilerine verilecek listede isimlerine karşılık gelen alana imza atmaları gerekir.
Toplantının yönetimi ve toplanı güvenliği gibi konular divan kuruluna aittir. Gündemde olan konular sırası ile konuşulur ve konuların karara bağlanması ile genel kurul sonlandırılır.
Genel kurul üyelerinin her birinin birer oy hakkı bulunur. Oyların üyelerin şahsi kanaatleri ile kullanılması zorunludur.
Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanak halinde yazılı hale getirilir. Divan kurulu başkanı ve yazmanlar tarafından tutanak imzalanır. Hazırlanan bu imzalı tutanak ve belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Genel kurula ait karar belgeleri, yönetim kurulu başkanı tarafından korunarak yeni seçilecek yönetim kuruluna 7 gün içerisinde teslim edilmek üzere saklanır.
Genel Kurul Sonuç Bildirimi
Olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarına ait sonuç bildirgeleri toplantının ardından 30 gün içerisinde mülki idare amirliğine teslim edilmek zorundadır. Belgeler içerisinde yönetim kurulu üyeleri, denetim kurulu üyeleri, divan kurulu üyeleri seçim kararları ile EK-3 ‘te bulunan Genel Kurul Sonuç Bildiriminin de bulunması zorunludur. Gerçekleştirilen genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılmışsa; genel kurul toplantı tutanağı ve tüzüğün değişen maddesi ile yeni getirilen maddesinin her sayfası, yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğu tarafından imzalanmış halde otuz gün içerisinde mülki idare amirliğine teslim edilmelidir. Genel kurul sonuç bildirgelerini yönetim kurulu yerine yönetim kurulunun yetki verdiği bir yönetim kurulu üyesi tarafından da yapılabilir. Gerekli bildirimlerin verilen süre içerisinde yapılmaması durumundan yönetim kurulu başkanı sorumlu olur. Sadıklı dernekler, sandığa ait genel kurul sonuç bildirimlerini maddede geçen usulü bağlı olarak mülki idare amirliğine sunmak zorundadır.
Denel kurul sonuç bildirgeleri ve sonuç eklerinin mevzuata uygun olup olmadığını dernek birimleri inceler. Değerlendirme sonucunda eksik ve hatalar tespit edilirse, derneklerden bu durumun düzeltilmesi istenir. Eksik veya hatalı olan durumlar dernek tarafından giderilmezse, bu hata ve eksikliklerin suç teşkil etmesi durumunda gerekli yasal işlemler başlatılır.
Toplantı Yeter Sayısı ve Toplantı Yeri
Dernek tüzüğünde herhangi aksi bir madde yer almadıkça, dernek genel kurul toplantıları dernek merkezinde yapılır. Toplantıya katılması gereken salt çoğunluk sağlanırsa, genel kurul toplantısı yapılabilir. Dernek tüzüğünde değişiklik veya dernek feshi gibi önemli kon başlıkları olduğunda, genel kurul üyelerinin 3’te 2’sinin katılımı ile toplantı gerçekleşebilir. Çoğunluk sağlanamadığı gerekçesi ile genel kurul toplantısı iptal edilirse, ikinci toplantı için salt çoğunluk şartı aranmaz. Bu durumda toplantıya katılan üye sayılarının, yönetim ve denetim kurul üyeleri tam sayısının iki katından daha fazla olması şartı aranır.
Dernek Şubelerinin Genel Kurul Toplantıları
Dernek şubeleri genel kurul toplantılarını, dernek merkezinin olağan genel kurul toplantısından en az iki ay önce bitirmek gerçekleştirmek zorundadır. Toplantıda alınan kararların da toplantı tarihinden itibaren 30 gün içerisinde genel merkeze bildirilmesi zorunludur.
Dernek Genel Kurulu Öncesinde Yapılması Gerekenler
Dernek genel kurulunun genel kurul toplantısı öncesinde yapması gerekenler şunlardır;
- Yönetim kurulu tarafından, toplantı tarihinden en az 20 gün önce karar alınmalı ve toplantıya dair gündem konularını belirlemeli
- Dernek üyelerine, toplantı yapılacağına dair en az 15 gün öncesinden duyuru yapılmalı
- Tüm üyelerinin isminin yer aldığı ve imzalarının atılacağı Hazirun listesi hazırlanmalı
- Faaliyet Raporu hazır olmalı
- İç Denetim Raporu hazır olmalı
- Mali Gelir ve Gider Tablosu hazırlanmalı
- Oy pusulaları ve zarfları hazırlanmalı
- Genel kurulda görüşülecek başka gündem konuları var ise bu konulara ilişkin belgeler hazırlanmalı
Dernek Genel Kurulu Sonrasında Yapılması Gerekenler
Dernek genel kurulu yapıldıktan sonra, toplantıda alınan kararların üye imzaları alındıktan sonra ilk 30 gün içerisinde mülki idare amirliğine teslim edilmesi önemlidir.
Dernek eğer, kamu yararına dernek statüsü taşıyorsa, genel kurul sonuçlarını DERBİS sistemi üzerinden vermelidir. Bilanço usulü defter tutan derneklerin de genel kurul sonuçlarını DERBİS sistemi üzerinden göndermeleri gerekir. Bu iki kriter dışında kalan dernekler tercih etmeleri halinde genel kurul sonuç belgelerini mülki idare amirliği yerine Dernek Yönetmeliği’nde bulunan 96.ncı maddeyi yerine getirerek DERBİS sistemi üzerinden verebilir
Dernek Genel Kurul Dosyasında Bulunması Gerekenler
Dernek genel kurul toplantısı sonucunda hazırlanması gereken Dernek Genel Kurulu Dosyası şu belge ve evraklara sahip olmalıdır;
- Divan tutanağı
- Genel kurul sonuç belgesi
- Deneyim organları ile yönetim organlarının isim teklifleri
- Divan heyeti teklifleri
- Dernek eğer federasyona üye ise delege teklifi
- Tebligat
- Hazirun belgesi
- Gündeme ilave yapıldıysa teklif belgesi
- Seçim sırasında kapalı oy kullanılacaksa isim pusulası ise kapalı zarf
- Yönetim Faaliyet Raporu
- Denetim Kurulu Raporu
- Gelir ve Gider Tablosu
Genel Kurul Toplantısının Ertelenmesi
Dernek genel kurulu toplantısı için eğer yeterli katılım sağlanamazsa, bu durumda genel kurul toplantısı ileri bir tarihe ertelenebilir. Yeterli katılım haricinde başka nedenlerden dolayı genel kurul toplantısının ertelenmesi gerekirse, bu durumun çağrı usulüne uygun şekilde üyelere bildirilmesi gerekir. Genel kurul toplantısı ertelendiğinde, ikinci toplantının 2 ay içerisinde yapılması gerekmektedir.
Dernek Genel Kurulunda Alınan Kararların Uygulanması
Dernek genel kurulu toplantısında alınan kararlarda katılım gerçekleştiren üyelerin salt çoğunluğu aranır. Tüzükte değişiklik ya da fesih durumunda üyelerin 3’te 2’sinin toplantıya katılması yeterli olur. Dernek taşınmazlarının satışı ya da yeni taşınmazların alınması gibi konularda yönetim kurulunun yetki sahibi olabilmesi için en az 36 üyenin oyu gerekir. Dernek üyeleri arasında soy bağı bulunan üyeler, hukuki işlem ya da uyuşmazlık gibi konularda oy kullanamazlar. Bu kural tüzel kişilikler için de geçerlidir.
Dernek Genel Kurulunda Alınan Kararların İptali
Genel kurul toplantısına katılan, tüzük veya kanuna aykırı şekilde genel kurulunda alınan kararlar onaylamayan her üye, toplantı tarihi itibari ile bir ay içerisinde mahkeme yolu ile karara itiraz edebilir. Toplantıya katılamayan üyeler, toplantı sonuçlarını öğrendikten sonra bir ay içerisinde itiraz haklarını kullanabilirler. Dernek genel kuruluna katılmadan yazılı olarak kararların bildirilmesi de kararın onaylanması için yeterlidir. Bu gibi durumlar olağanüstü genel kurul toplantısı ihtiyacı doğurmaz.
Genel Kurula Kesilebilecek Cezalar
Dernek genel kurulunun gerekli süre içerisinde yapılmaması durumunda dernek yönetim kurulu başkanına 2021 yılı için 1730 TL idari para cezası kesilir.
Dernek genel kurul toplantısının, tüzükte aksi belirtilmedikçe dernek genel kurul binası harici başka bir adreste yapılması durumunda yönetim kurulu başkanına 1730 TL idari para cezası kesilir.( Dernek Cezaları)
Mahkeme, tüzükte veya kanunda bulunan hükümlere aykırı olarak yapılan genel kurul toplantılarının tespiti halinde gerçekleştirilen toplantıların iptaline karar verme hakkına sahiptir.
Genel kurulda ve diğer yapılan dernek organlarında, seçimler sırasında oylama ve sayıma hile karıştıranlar daha ağır bir hüküm gerekmedikçe 6 aydan 2 yıla kadar hapis ya da adli para cezasına çarptırılır.
Defter kayıtlarını yok edenler, gizleyenler ya da kararları tahrip edenler daha ağır bir hüküm gerekmedikçe 6 aydan 2 yıla kadar hapis ya da adli para cezasına çarptırılır.
Yorum Yok