Dernekler, her yıl 30 Nisan’a kadar, bir önceki döneme ait olan dernek beyannamelerini doldurmakla mükelleftirler. 5253 sayılı Dernekler Kanunu 19. maddesi derneklerin bir önceki dönemde gerçekleştirdikleri faaliyetleri ve aynı yıla ait gelir gider işlemlerini bir beyanname ile sunmalarını zorunlu kılar. Dernekler Yönetmeliğinin 83. maddesi gereğince hazırlanacak olan dernek beyannamesinin dernek yönetim kurulu başkanı tarafından, mülki idare amirliğine teslimi ya da DERBİS üzerinden doldurulması mecburidir. Bu yazıda dernek beyannamesi nasıl doldurulur diyen STK gönüllüleri için tüm detayları aktaralım.
İl sınırlarına dahil olan dernekler, hazırladıkları beyannameleri birer adet, ilçelerde bulunan dernekler ise ikişer adet hazırlamakla mükelleftir. Bir sonraki dönemin ilk iş gününden itibaren ilk 4 ay içerisinde dernek beyannamesinin mülki idare amirliğine teslim edilmemesi durumunda 5253. Sayılı kanunun 32/I maddesi gereğince 1730 TL idari para cezası kesilmektedir.( Dernek Cezaları )
Dernek Beyannamesi, DERBİS sistemi üzerinden elektronik olarak doldurularak da teslim edilebilir. Sisteme giriş yapıldıktan sonra açılan formda derneğe ilişkin bilgiler doğru ve eksiksiz şekilde girilmelidir. Bütün bilgilerin eksiksiz ve doğru olarak girilmesinin ardından onay verilmesi ile bilgiler sisteme kaydedilir. Kaydedilen form elektronik ortamda Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü’ne ulaştırılır. Derneklerin elektronik ortamda bildirdikleri tek form dernek beyannamesidir. Bunun haricinde Vergi Dairesi veya bir başka kuruma beyanname verilmesi söz konusu değildir.
ELKA GROUP STK Geliştirme Hizmetleri olarak tüm dernek yönetim süreçlerinde sizlerin yanında yer almaktayız. Alanında uzman ekibimizle bürokratik süreci yönetip, sizlerin dernek amaç ve faaliyetlerine odaklanmanızı sağlıyoruz. Detaylı bilgi için bizlerle iletişime geçebilirsiniz.
Derneklerin Beyannamesi Verme
Derneklerde beyanname verme yükümlülüğü dernek yönetim başkanındadır. Şubelerin, mülki idare amirliğine teslim edecekleri beyannamenin bir örneğini de bağlı oldukları derneklere iletmesi gerekir. Temsilcilikler ayrı bir beyanname vermez. Bununla birlikte temsilciliklerde gerçekleşen her türlü detay, dernek beyannamesinde bildirilmek zorundadır.
Birliklerin de dernek beyannamesinde belirtilen hususlara uygun olarak beyannamelerini vermeleri gerekir. Dernek beyannamesi incelendiğinde derneklerde suç unsuru teşkil edecek bir unsur ile karşılaşılırsa, bu durum mülki idare amirliği tarafından Cumhuriyet Başsavcılığı’na iletilir.
Dernek Beyannamelerinin İncelenmesi
Dernek beyannameleri, derneklerin bulunduğu il sınırları içerisinde hizmet veren valilikler tarafından denetlenir. İnceleme sırasında eksik ya da yanlış bilgi tespit edilirse dernekten ek belgelerin istenmesi söz konusu olabilir. Ek bilgi istenmesi halinde, derneğin tanınan ek süre içerisinde bu evrakları tamamlayarak valiliğe sunması gerekir. Eğer ek belge talebine karşı dernek bu isteği yerine getirmezse bu durumda dernekler denetime tabi tutulabilir.
Dernek Beyannamesi Doldurma
Dernek Beyannamesi toplam 11 bölümden oluşur. Her bölüm büyük bir önem arz etmekle birlikte özellikle 7. bölüm daha fazla dikkat gerektirir. Mali bilgilerin yer aldığı bölümde derneğin bir yıllık gelir ve gider hesabının usulüne uygun şekilde yer alması gerekir. DERBİS üzerinden doldurulacak dernek beyannamesi bölümleri ve bu bölümleri doldurma sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar şu şekildedir;
Dernek Beyannamesinin ilk iki bölümü, sisteme giriş sırasında derneğe ilişkin bilgilerinin girilmesinin ardından otomatik olarak ekrana gelir.
Dernek Beyannamesi 3. bölümde derneğin üyelik bilgileri otomatik olarak aktarılır. Bu bölümde yer alan bilgilerin güncel olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Bütün bilgiler güncellendikten sonra bölüm sonunda yer alan “Üye Giriş Bilgilerimi Tamamladım” alanına onay verilerek bölüm geçilebilir. Dernekte eğer sigortalı ya da gönüllü olarak çalışanlar var ise veya dernekte ücret alan dernek yöneticileri bulunuyorsa bu kişilere ilişkin bilgilerin de bu bölümde girilmesi gerekir.
Dernek Beyannamesi 4. bölüm, iktisadi işletmesi bulunan dernekler tarafından doldurulmalıdır. İktisadi işletmeye ait bilgiler eşliğinde işletmeye ait kurumsal bilgiler de ilgili alanlara doldurularak bölüm geçilebilir. Derneğin sandığı varsa, sandık bilgileri de bu alanda girilmelidir.
5. bölüm dernekte kâr amacı taşımayan herhangi bir kuruluş var ise doldurulur. Misafirhane, öğrenci yurtları, aşevi, kütüphane, lokal vb. kuruluşlar bulunması halinde bu kuruluşlara ait bilgiler form üzerinde açıkça belirtilmelidir.
Derneğin eğer yurtdışında herhangi bir kuruluş ile ilişkisi varsa bu konuya ilişkin bilgiler Dernek Beyannamesi 6. bölümde açıklanır. Danışmanlık, üyelik veya faaliyet ortaklığı gibi yürütülen çalışmalara ilişkin bilgiler bölümde ilgili alanlara girilerek bölüm geçilebilir.
7. bölüm derneğin mali bilgilerinin yer aldığı bölümdür. Bu bölümde yer alan bütün bilgilerin gerçeği yansıtması büyük önem arz eder. Derneğin işletme hesabının hangi türde doldurulduğu seçildikten sonra beyannamenin ait olduğu yıla ilişkin bütün mali verilerin titizlik ile girilmesi gerekir.
8. bölüm nakdi ve ayni yardımların belirtilmesi gereken bölümdür. Bu bölümde derneğin eğer ülke sınırları içerisinde yer alan Sivil Toplum Kuruluşları ile yardımlaşması söz konusu ise, bu faaliyete ilişkin bilgiler yer almalıdır.
Dernek Beyannamesi 9. bölüm yurtdışı yardım faaliyetlerinin işlendiği bölümdür. Daha önceki dönemlerde derneğe yurtdışından yardım aktarılmış ise, bu bilgiler otomatik olarak ekranda yer alacaktır. Buna ek olarak beyannamenin ait olduğu dönem içerisinde yapılan yeni yardımların detayları ile birlikte bölümde ilgili yere girilmesi gerekir.
10. bölümde derneğe kamudan aktarılan yardım ve faaliyetlere ilişkin bilgiler yer alır. Derneğe beyanname döneminde bir kamu kuruluşundan yardım aktarıldıysa, bu duruma ilişkin bilgiler bu alana girilmelidir. Amaca yönelik faaliyet bilgileri de bu alanda girilmesi gereken bilgiler arasındadır. Derneğin amacına uygun olarak herhangi bir faaliyet gerçekleştirilmiş ise bu bilgiler de bu alana girilmelidir.
11. bölümde derneğe ait olan taşınmaz mal ve taşıt bilgilerini içerir. Derneğe ait olan araç ve taşınmaz bilgileri bu bölümde ilgili alanlara doldurulmalıdır. Taşınmazlar arasında hibe edilenler var ise bu duruma ilişkin bilgilerin de girilmesi gerekir.
Beyannamenin son bölümünde, gerekli güncellemenin yapılması için kararlaştırılan tarih bilgisi yer alır. Bu aşamada derneğin beyanname düzenlemesi için yönetim kurulunun bir araya gelmesi ve düzenleme için ortak bir tarih belirlemesi gerekir. Alınacak olan düzenleme tarihi beyannamenin son kısmında yer alan bölüme girilmelidir.
Beyanname doldurulduktan sonra bilgilerin doğruluğu ve eksiksiz oluşu kontrol edilmeli ve ardından “Kaydet” butonuna basılmalıdır. Ardından sayfada yer alan “Beyanname Bildir” butonuna tıklanarak, beyannamenin elektronik ortamda gönderilmesi sağlanır.
Dernek Beyannamesi Doldururken Yapılan Hatalar
Dernek beyannamesi doldurulurken her bölüme dikkat edilmeli ve bütün bilgiler alanlara açıkça girilmelidir. Bu aşamada bazı bilgilerin gereksiz görülerek eksik doldurulduğu ve özellikle gerekli güncellemelerin sürekli olarak ertelendiği görülür. Dernek beyannamesi her yıl yenilendiğinde bütün bilgilerin gerçeği yansıtması ve detay içermesi önemlidir. Dernek beyannamesi doldurulurken en sık karşılaşılan hatalar şunlardır;
Üye sayılarının gerçeği yansıtmaması: Dernek beyannamesinde yer alan üye sayısı 31 Aralık tarihi itibari ile güncel olan sayısını yansıtmalıdır. Yıl içinde dernekten ayrılan veya üyeliği düşürülenler varsa, güncel üye sayısı mutlaka düzenlenmelidir.
Banka hesap dokümanlarının önemsiz görülmesi: Banka dokümanları bazı dernekler tarafından beyanname doldurulurken dikkate alınmaz. Bazı durumlarda ise gözden kaçar. Dernek beyannamesinde mali veriler genelde Mali Müşavirler tarafından girilir. Eğer beyannameyi kapsayan döneme ait ekstreler mali müşavire ulaştırılmazsa bu durumda hesaplanacak olan mali tablolarda yanlışlıklar söz konusu olabilir.
Dernek ile kamu kuruluşlarının ortak yürüttükleri çalışmaların yansıtılmaması: Bazı durumlarda beyanname girilirken derneğin kamu kuruluşları ile ortak yürüttüğü proje ve çalışmalar hakkında bilgi vermekten kaçınılır. Bu durum eğer dernekte gerçekleşecek bir denetim sırasında ortaya çıkarsa, derneğin muhtemel bir ceza ile karşı karşıya kalması söz konusu olur. Bu nedenle mali tabloları yanıltmamak adına yapılan bütün çalışma ve yürütülen hizmetlerin beyannamede belirtilmesi önemli bir konudur.
Dernek beyannamesi doldurma sırasında girilmeyen veya eksik girilen bilgilerin daha sonradan düzeltilmesi oldukça zordur. Eksik veya yanlış doldurulan beyannameler, dernekleri denetim ile karşı karşıya bırakır. Beyannamede bilerek ve kasıtlı bir şekilde yanlış veya eksik bilgilere yer verilirse, bu durumun tespiti sonrasında dernekler çok ciddi ceza ve yaptırımlar ile karşı karşıya kalabilir.
Dernek Beyannamesinde İstisnai Durumlar
- Dernek başkanına DERBİS sistemi üzerinden Dernek Beyannamesini doldurma yetkisini yönetim kurulu verir.
- DERBİS sistemine yüklenemeyecek olan evrak ve belgeler ilde bulunan dernekler müdürlüğüne, posta yolu ile ya da elden ulaştırılmalıdır. Bu teslim için geçerli süre 1 Ocak- 30 Nisan arasıdır.
- DERBİS sisteminde beyanname doldurma sırasında bir sorun varsa, gerekli belge ve formların elden veya posta yolu yardımı ile mülki idare amirliğine teslim edilmesi gerekir.
- Derneklerin şubeleri, dernek beyannamesinin bir örneğini asıl derneklerine vermek zorundadır. Bu teslimi beyannamenin verilme süresi dolmadan önce yapmaları gerekir.
- Konfederasyon ve Federasyonların kendi hüküm ve usullere uygun şekilde beyannamelerini doldurmaları gerekir.
Yorum Yok