Dernek Defterleri Tutulması, Tasdiki ve Usul Esasları

Dernekler kar amacı gütmeyen bir kuruluş olmaları nedeniyle yapılan tüm işlemler zorunlu olarak kayıt altına alınır. Bunun için dernekler işletme hesabına göre defter tutarlar. Ancak kamu yararına olan dernekler ve yıllık geliri her yıl Maliye Bakanlığınca belirlenen tutarın üstünde olan dernekler bilanço usulüne göre defter tutmak zorundadırlar. Dernek defterlerinin tutulması bu tutulacak olan 2 hesap düzenine göre değişiklik gösterir.

Dernekler tarafından defter tutulabilmesi için bu defterlerin notere ya da İl Sivil Toplum Müdürlüğüne tasdik ettirilmesi gerekir. İşletme hesabına göre tutulan defterlerde ara tasdik olmamaktadır. Defter bitene kadar kullanımına devam ettirilir. Bilanço usulüne göre defter tutanlarda ise her yılın son ayı yeniden tasdik yaptırmak zorundadırlar. Bu durumun nedeni muhasebe usul ve esaslarına bağlı olarak kayıt tutmalarından kaynaklanır.

ELKA GROUP STK Geliştirme ve İdari Hizmetleri olarak dernek defterlerinin tutulması, tasdiki, basımı ve usule uygunluğunun denetlenmesinde sizlerin yanında yer almaktayız. Bünyemizde bulunan müşavirlik ve matbaa basım hizmetleri ile tüm süreci eksiksiz bir şekilde yönetmenizi sağlıyoruz.

İşletme Hesabına Göre Dernek Defterleri

Kamu yararına olan dernekler ve yıllık geliri belirli bir miktarın dışında olan dernekler işletme hesabına göre defter tutarlar. . Ancak yönetim kurulu kararı ile isteğe bağlı olarak bilanço usulüne göre defter tutulabilir. İşletme hesabına göre defter tutacak olan derneklerin tutması zorunlu ve zorunlu olmayan defterler aşağıdaki gibidir.

a) İşletme Hesabı Defteri

Dernek gelir ve giderleri bu deftere basit usulde kayıt edilir. Gelirler defterin sol kısmına, giderler ise sağ tarafa yazılır. Dernek beyannamesi verilmeden önce, bir önceki yılın defter mahsuplaştırılması işlemi yapılır.

b) Karar Defteri

Yönetim kurulu tarafından alınan kararlar, sırasıyla bu deftere kayıt edilir. Mürekkepli kalem ile yazılan kararın altına, toplantıya katılan üyelerce ıslak imza atılır. Dernek karar defterinin yanlış yazılması, yırtılması ya da kaybolması durumunda yazı sonundaki hükümleri uygulamanız gerekmektedir.

c) Üye Kayıt Defteri

Derneğe üye olan kişilerin adı, soyadı, kimlik bilgileri, derneğe giriş çıkış tarihi ve ödedikleri aidat bilgileri(İsteğe bağlı) bu deftere kayıt edilir. Eğer üyeler arasında yabancı kişiler varsa, bulundukları ülkenin vatandaşlık numarası, TC Kimlik NO bölümüne kayıt edilebilir. Tüzel kişiliklerde ise, vergi kimlik numarası yazılmaktadır. ( Üye Kayıt Defteri )

d) Evrak Kayıt Defteri

Derneğe gelen ve giden evraklar bu defteri tarih ve sıra numarası ile kayıt edilir. Gelen evrakların asılları ve giden evrakları fotokopisi ayrı bir dosyada sırasıyla arşivlenir. Eğer e-posta ile bir evrak gelmiş ise, hem kayıt edilir hem de çıktısı alınıp saklanır.

e) Demirbaş Defteri ( Zorunlu Değil)

İşletmeye alınan demirbaşların detaylı kaydı bu deftere yapılır. Tutulması zorunlu değildir. Demirbaş alım tarihi, parçası, materyali, kullanım süresi, yer değiştirmesi ve satılması gibi detaylar bu deftere işlenir. Muhasebe kayıtları işletme hesabı defterinde yer aldığı için zorunlu değildir. Ancak şeffaflık ve yönetilebilirlik açısından bu defterin tutulması avantaj sağlamaktadır.

f) Alındı Belgesi Kayıt Defteri ( Zorunlu Değil)

Dernek tarafından elde edilen gelirler alındı belgesi makbuzu ile düzenlenir. Bu deftere alındı belgesi seri ve sıra numarası ile birlikte kayıt edilir. Belgeleri alanalar, iade edenler, adı – soyadı, tarihi vb. bu deftere kayıt edilir. Tutulması zorunlu olan bir defter değildir.

Bilanço Usulü Dernek Defterleri

Bu hesap planına göre defter tutacak olan dernekler Muhasebe uygulama esasları ve VerBygi usul kanunu hükümlerine tabidir. İsteğe bağlı olarak tüm dernekler tarafından bilanço usulüne göre defter tutulabilir. Bilanço usulüne göre zorunlu dernek defterleri: üye kayıt defteri, evrak kayıt defteri, karar defteri, yevmiye defteri, büyük defterden oluşmaktadır. Ayrıca zorunlu olmayarak Envanter kayıt defteri de tutulabilir.

Yevmiye Defteri

Bu defterin tutulması Vergi Usul Kanunu, Maliye Bakanlığı ve Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esasına göre yapılır. Yapılan kayıtlar tarih sırasıyla ve maddeler haline tertipli bir şekilde kayda geçirilir.

Büyük Defter

Kayıt usul ve esasları Yevmiye defterinde olduğu gibi yapılmaktadır. Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esas alınır.

Envanter Kayıt Defteri

İsteğe bağlı olarak tutulan, tutulması zorunlu olmayan defterler arasında yer alır. Hesap dönemi sonunda borçlar, alacaklar ve bilanço kayıtlar sıra numarası ile tek tek yazılıp kayıt altına alınır.

Derneklerin Defter Tutma Usulleri ve Esasları

• Dernek defterleri noterden ya da il sivil toplum müdürlüğünden tasdik ettirilmek zorundadır. İşletme hesabına göre defter tutanlar için ara tasdik yapılmaz ve defter bitene kadar kullanılır.
• Dernekler tarafından alınan harcama belgeleri, alındı belgeleri ve diğer özel evraklar 5 yıl boyunca saklanmak zorundadır.
• Tüm defter kayıtları Türkçe olarak yapılmak zorundadır. Bu kayıtlarda mürekkepli kalem kullanılır. Yapılacak olan kayıt hatalarında karalama yapılmaz. Paraf atılarak, bir alt satıra aynı kişi tarafından kayıt yapılır.
• Karar defterinin herhangi bir sayfası boş bırakılamaz, yırtılamaz ya da tahrip edilemez. 
• Derneklere gelen belgeler kayıt sırası ve tarihi ile defterlere işlenir.
• Bilanço usulüne göre tutulan defter Vergi Usul Kanununa bağlı kayıt tutmak zorundadur.
• İktisadi işletmeler bilanço usulüne göre defter tutarlar.
• Dernek defterlerinin kaybolması, çalınması ve herhangi bir yok olması durumunda zayi belgesi düzenlenmesi zorunludur. Bu tahribatın öğrenildiği tarihten itibaren 15 gün içinde mahkemeye başvuru yapılmalıdır. Aksi taktirde idari ve adli cezalar ile karşı karşıya kalabilrisiniz.

Dernek defterlerinin tutulması esasında profesyonel destek almak ve sadece dernek amaç ve faaliyetleri ile ilgilenmek için ELKA GROUP danışmanlarımızı arayabilirsiniz.